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Faut-il réinventer le système des notes de frais ?

Long, inefficace, décourageant… le processus classique de gestion des frais professionnels est peu plébiscité (c’est le moins que l’on puisse dire !) par les salariés comme par leurs employeurs. L’heure est peut-être venue de tout remettre à plat.

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Un système qui ne satisfait personne

Si l’on se fie aux résultats d’une étude internationale réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, le système traditionnel des notes de frais laisse quelque peu à désirer. En effet, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel demande un temps de traitement moyen de vingt minutes et engendre un coût caché indirect de 53 euros. De plus, une fois sur cinq, des erreurs dans le processus réclament un temps de traitement additionnel de dix-huit minutes, ce qui fait gonfler la note totale de 48 euros de plus. Pour les auteurs de l’étude, “le coût de gestion des notes de frais, rapporté au temps passé par les collaborateurs, s’évalue en milliards pour les sociétés.” 

Les entreprises souhaitant réaliser des économies se focalisent généralement sur les coûts directs, comme le prix des billets de train ou d’avion, ou celui de l’hébergement. Peu d’entre elles réalisent encore que l’optimisation du processus de gestion des notes de frais est une source d’économies importantes

renchérit Tobias Ragge, PDG d’HRS. Par ailleurs, les salariés sont aussi perdants dans le processus : selon une étude, plusieurs milliards d’euros par an ne sont pas réclamés aux employeurs. Un tiers des personnes interrogées disaient en effet ne pas toujours demander le remboursement de leurs frais professionnels, à hauteur de 212 euros par an en moyenne -- ce qui représente tout de même 14,5 milliards au total. “Les raisons invoquées sont une procédure trop longue et décourageante, la perte des justificatifs, de trop faibles montants ou tout simplement l’oubli…”, détaillent Les Échos. En bref, la complexité de la procédure est néfaste pour tout le monde, salariés comme entreprises.

Numérisation et clarté

Comment, alors, transformer le système des notes de frais pour le rendre plus fluide et efficace ? La première réponse, qui semble évidente mais en réalité ne l’est pas, c’est la numérisation. Toujours selon l’étude de HRS et la Fondation GBTA, la numérisation est très en retard en Europe, où 81% des reçus sont encore au format papier et seules 33% des entreprises ont adopté le transfert par e-mail. “Les notes de frais sont numérisées dans 84 % des cas en Amérique du Nord, mais seulement dans 40 % en Europe”, relève l’étude. Or l’automatisation du processus permettrait de gagner un temps considérable. La numérisation des notes de frais permet en effet de réduire de 63% leur coût de traitement et de gagner 79% sur le temps de saisie et autres procédures administratives. 
Il existe aussi des moyens “analogiques” d’optimiser le traitement des frais professionnels. On peut par exemple choisir de procéder à un remboursement forfaitaire, en allouant à l’avance un montant défini (20€ pour un déjeuner, par exemple), qui exempte le salarié de devoir produire un justificatif. Autre conseil : ne vérifier que 20% des notes de frais, de manière aléatoire, mais de le faire à fond : “Faites savoir que vous effectuez des contrôles et que vous sanctionnez les manquements aux règles de l’entreprise. Cela incitera tous les collaborateurs à s’y conformer”, expliquent-ils. Enfin, un autre gros point d’amélioration est la question du “qui paie quoi ?”, ou plutôt “qui avance quoi ?”. 
L’étude de HRS et la Fondation GBTA observe ainsi que la gestion des frais liés à l’hébergement est beaucoup moins efficace que celle des transports parce que les salariés avancent eux-mêmes les frais, avant de se faire rembourser. Une solution de paiement au nom de l’entreprise, comme une carte pré-créditée du montant de la chambre par exemple, ou tout simplement un chèque sur le même modèle que le chèque déjeuner, permettrait non seulement au salarié de ne plus avoir à avancer de frais mais aussi aux transactions d’être directement enregistrées dans le système comptable de l’entreprise. Plus de justificatifs perdus ! 
Au final, ces opérations de simplification ont un intérêt économique évident pour le salarié comme pour l’entreprise, mais aussi une utilité “sociale” : “La mauvaise qualité des processus de remboursement est source de frustration et de démotivation, relève l’étude. De nombreux salariés éprouvent du ressentiment à l’égard de leur employeur.” En somme, mieux gérer les frais professionnels, c’est aussi améliorer la relation avec ses collaborateurs.

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