Comment le numérique facilite la gestion des notes de frais

Les notes de frais, c’est entendu, c’est un processus lourd auquel personne n’aime se plier. Heureusement, il existe des solutions pour rendre tout cela un peu plus simple… voire pour s’en débarrasser.

L’archivage numérique

Depuis mars 2017, un arrêté autorise “l’archivage à valeur probante de factures numérisées”. En clair, plus besoin de justificatifs papier pour prouver ses dépenses professionnelles : il suffit de prendre une photo du reçu (en passant par l’application de la solution choisie par votre entreprise, bien sûr) pour que la preuve soit archivée dans un coffre-fort numérique. Le papier, lui, peut aller à la poubelle. Plus de temps perdu à rassembler les factures ou reçus des salariés, plus de corvée de remplissage des notes de frais, un remboursement plus rapide et davantage de transparence pour les entreprises, qui ont la possibilité de mieux identifier les dépenses de leurs collaborateurs. Reste à choisir parmi la pléthore d’offres déjà sur le marché ce qui vous convient le mieux !

La carte de paiement professionnelle

Encore plus simple : certaines solutions permettent aux salariés de ne même plus avancer de frais. Certains proposent aux entreprises une carte de paiement dédiée aux notes de frais et dépenses professionnelles. La carte, doublée d’une application, veut être une sorte d’assistant personnel des notes de frais. À chaque transaction, l’utilisateur reçoit un message lui rappelant de prendre la facture en photo. Le système est connecté aux e-mails et à l’agenda du collaborateur, ce qui lui permet de pré-remplir la note de frais, qu’il n’y a plus qu’à valider pour qu’elle soit automatiquement envoyée au comptable de l’entreprise. Dans le même esprit, d’autres proposent aux entreprises trois types de moyens de paiement pour leurs collaborateurs : des cartes de paiement pour les dépenses sur le terrain, des cartes virtuelles uniques pour les achats en ligne et des cartes virtuelles plafonnées pour les paiements récurrents. Autre option, les cartes prépayées, comme les cartes carburant pour les commerciaux qui passent du temps sur la route. Plus d’avance, donc plus de remboursement, plus de notes de frais, plus de longues vérifications à mener. Les frais professionnels, c’est simple en fait.