Témoignage
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5 min
10.04.2019
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Alexia Brout, chargée de transformation numérique, de la Mayenne
Le projet SI-MDPH entame sa dernière ligne droite ! Avec un objectif à fin 2019 : être déployé dans toutes les MDPH de France métropolitaine et d’Outre-mer. Explications avec Alexia Brout, chargée de transformation numérique au sein de la direction de l'autonomie du conseil départemental de la Mayenne.
LD
Alexia Brout, présentez-vous :
ED
Je suis chargée de transformation numérique depuis 3 ans au sein de la Direction de l’Autonomie du Conseil Départemental de la Mayenne. Je suis rattachée directement au Directeur de l'Autonomie. Mes missions sont de plusieurs ordres :
- Gestion de projet et coordination des différents acteurs intervenant sur les projets dont j’ai la charge
- Accompagnement aux changements des équipes et contribution à la simplification des process
- Management fonctionnel d’une équipe d’une chargée de mission et de 2 référents outil métiers et d’une au sein de la DA.
Notre particularité, nous sommes Maison Départementale de l’Autonomie depuis 2014. Les projets portés sont donc multiples et ne se limitent pas qu’au projets PH.
Notre particularité, nous sommes Maison Départementale de l’Autonomie depuis 2014. Les projets portés sont donc multiples et ne se limitent pas qu’au projets PH.
LD
Pourquoi le projet SI MDPH est-il important pour votre structure ?
ED
Nous avons décidé de ne pas subir ce projet piloté par le National mais de se saisir de cette occasion pour faire évoluer les pratiques et déployer le logiciel métier sur l’ensemble des activités de la MDPH.
En effet, comme beaucoup de MDPH, SOLIS était utilisé essentiellement par les instructeurs et les agents d’accueil et se limitait à la partie instruction administrative, le papier était encore beaucoup utilisé, d’autant plus que nous n’avons pas encore mis en place la GED. Les perspectives du SI, notamment les écrans liés à l’évaluation, nous ont permis de travailler avec les équipes sur les process de saisie et sur le rôle de chacun. Nous avons remis à plat l’organisation dans un souci de simplification et de fluidité du parcours du dossier dans l’intérêt de l’usager.
En effet, comme beaucoup de MDPH, SOLIS était utilisé essentiellement par les instructeurs et les agents d’accueil et se limitait à la partie instruction administrative, le papier était encore beaucoup utilisé, d’autant plus que nous n’avons pas encore mis en place la GED. Les perspectives du SI, notamment les écrans liés à l’évaluation, nous ont permis de travailler avec les équipes sur les process de saisie et sur le rôle de chacun. Nous avons remis à plat l’organisation dans un souci de simplification et de fluidité du parcours du dossier dans l’intérêt de l’usager.
LD
Comment le projet SI MDPH a-t-il été accueilli au sein de votre structure ?
ED
Les objectifs fixés par la Collectivité et l’arrivée de notre nouveau directeur il y a un peu plus de 2 ans ont donné une réelle impulsion sur l’importance d’accélérer notre transformation numérique.
Néanmoins ce nouveau SI a suscité, comme tout changement, un certain nombre d’inquiétudes, nous avions aussi conscience que cela impacterait les délais de traitement. Il était indispensable de faire adhérer les équipes à ce nouveau projet.
Le choix a donc été d’intégrer les équipes dès le début du projet et de les sensibiliser au plus tôt.
Dans un premier temps, nous avons axé notre accompagnement sur l’appropriation du référentiel Tronc Commun qui est la base de connaissance pour comprendre le fonctionnement du SI TC. Les cas d’usages, les vidéos et les présentations de la CNSA nous ont beaucoup aidés.
Ensuite le management et les référents numériques de la Direction (représentants métiers) ont participé à la phase de reprise et pour certains au paramétrage avec l’équipe outil métier. Nous avons aussi échangé avec la MDPH du Calvados afin de comprendre comment ils utilisaient le SI en tant que pilote.
Une fois que les agents avaient acquis un minimum de connaissance sur le réferentiel TC, nous avons sensibilisé l’ensemble des métiers aux écrans SOLIS et lorsque le SI a été un peu plus stabilisé nous avons organisé des sessions d’appropriation par métier. Ainsi, plus d’une trentaine de sessions animées par les référents numériques, l’équipe outil métier et le management ont eu lieu pendant la phase de pré-déploiement.
Enfin, à la mise en production, 2 personnes de l’équipe outils métiers ainsi que les référents numériques ont été présents pendant 3 semaines auprès des équipes pour apporter une assistance quasi individuelle. Les guides de saisie ont aussi été rédigés avec les référents numériques pour coller au mieux avec la réalité du terrain, c'est celui qui fait, qui sait !
Nous avons aussi mis en lien certains professionnels avec la CNSA ou avec leurs homologues sur les sites pilotes.
Néanmoins ce nouveau SI a suscité, comme tout changement, un certain nombre d’inquiétudes, nous avions aussi conscience que cela impacterait les délais de traitement. Il était indispensable de faire adhérer les équipes à ce nouveau projet.
Le choix a donc été d’intégrer les équipes dès le début du projet et de les sensibiliser au plus tôt.
Dans un premier temps, nous avons axé notre accompagnement sur l’appropriation du référentiel Tronc Commun qui est la base de connaissance pour comprendre le fonctionnement du SI TC. Les cas d’usages, les vidéos et les présentations de la CNSA nous ont beaucoup aidés.
Ensuite le management et les référents numériques de la Direction (représentants métiers) ont participé à la phase de reprise et pour certains au paramétrage avec l’équipe outil métier. Nous avons aussi échangé avec la MDPH du Calvados afin de comprendre comment ils utilisaient le SI en tant que pilote.
Une fois que les agents avaient acquis un minimum de connaissance sur le réferentiel TC, nous avons sensibilisé l’ensemble des métiers aux écrans SOLIS et lorsque le SI a été un peu plus stabilisé nous avons organisé des sessions d’appropriation par métier. Ainsi, plus d’une trentaine de sessions animées par les référents numériques, l’équipe outil métier et le management ont eu lieu pendant la phase de pré-déploiement.
Enfin, à la mise en production, 2 personnes de l’équipe outils métiers ainsi que les référents numériques ont été présents pendant 3 semaines auprès des équipes pour apporter une assistance quasi individuelle. Les guides de saisie ont aussi été rédigés avec les référents numériques pour coller au mieux avec la réalité du terrain, c'est celui qui fait, qui sait !
Nous avons aussi mis en lien certains professionnels avec la CNSA ou avec leurs homologues sur les sites pilotes.
Sans l’implication de tous, métier, management, Direction nous n’aurions pas réussi cette mise en production en un temps record.
LD
Comment s’est passé le travail en collaboration avec les équipes Solis ?
ED
L’équipe SOLIS s’est toujours montrée à l’écoute. Le fait d’être dans la première vague nous a permis d’avoir une disponibilité importante de celle-ci et donc une réactivité dans leur intervention.
LD
Quels avantages en avez-vous tiré ?
ED
Même si les premiers mois de la mise en production n’ont pas été simples pour les équipes, d’ailleurs nous continuons encore 8 mois après à ajuster nos process et nous n’avons pas encore récupéré notre rythme d’avant le SI. Ce projet a permis déjà une cohésion, l’inter-connaissance et je pense un décloisonnement des pratiques.
Ensuite, au-delà de la remise à plat de notre organisation, nous avons pu mettre en place des nouvelles mesures de simplification comme par exemple la déconnexion des droits.
Sur le volet statistique, nous voyons aussi la plus-value concernant la remontée des indicateurs qui nous sont demandés.
Côté métier les écrans liés à l’évaluation permettent un meilleur partage d’information sur les situations entre professionnels, ce sera encore plus flagrant lors des renouvellements, la fonction de duplication a tout son sens.
La saisie du nouveau formulaire est aussi beaucoup plus aisée dans le nouveau SI.
Enfin nous sommes aussi en attente de la mise en production des flux CAF, ce qui sera, pour nous, un véritable gain de temps.
Ensuite, au-delà de la remise à plat de notre organisation, nous avons pu mettre en place des nouvelles mesures de simplification comme par exemple la déconnexion des droits.
Sur le volet statistique, nous voyons aussi la plus-value concernant la remontée des indicateurs qui nous sont demandés.
Côté métier les écrans liés à l’évaluation permettent un meilleur partage d’information sur les situations entre professionnels, ce sera encore plus flagrant lors des renouvellements, la fonction de duplication a tout son sens.
La saisie du nouveau formulaire est aussi beaucoup plus aisée dans le nouveau SI.
Enfin nous sommes aussi en attente de la mise en production des flux CAF, ce qui sera, pour nous, un véritable gain de temps.
LD
Ce que vous retiendrez de ce projet ?
ED
Le point essentiel pour moi est sur la façon dont on aborde ce projet, c’est tout sauf un SIMPLE projet informatique c’est avant tout un projet organisationnel qui touche les pratiques et l’organisation, le SI n’est qu’un outil.
Il est donc essentiel que des moyens soient affectés à ce projet, afin que chacun, à son niveau, puissent être impliqué et mobilisé. Le soutien de la Direction et du management, la libre expression des équipes et la communication sont, pour moi, les éléments essentiels à la concrétisation de ce projet.
Il est donc essentiel que des moyens soient affectés à ce projet, afin que chacun, à son niveau, puissent être impliqué et mobilisé. Le soutien de la Direction et du management, la libre expression des équipes et la communication sont, pour moi, les éléments essentiels à la concrétisation de ce projet.
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