Retour

Comment optimiser l’accueil téléphonique des SPASAD ?

Une solution intelligente pour optimiser l’accueil téléphonique de votre SPASAD.

Article2 cityzenvisuel

Pour les structures d’aide à la personne, l’accueil téléphonique constitue un enjeu majeur
Il leur faut en effet : 
● capter 100 % des appels entrants 
● ne pas perdre d’appels par défaut de réponse 
● éviter les files d’attente 
● orienter vers les bons interlocuteurs 
● apporter des réponses qualifiées 

Reflet de vos engagements de proximité, proactivité et accessibilité, l’accueil téléphonique constitue donc un véritable défi pour votre entreprise. 
C’est pourquoi UpArcard, la solution web et mobile au service des acteurs du maintien à domicile développée par UpCityzen, comprend un module “Accueil” dédié à cette problématique.

Transformer l’accueil téléphonique

Les personnes en charge de l’accueil téléphonique doivent souvent faire face à un flux très important d’appels
Submergées par ce flot de communications, elles sont peu disponibles et confrontées à un stress intense, ce qui entraîne parfois des réponses insuffisantes ou approximatives aux demandes qui leur sont adressées. 

Entravé(e) par des outils non intelligents qui ne dialoguent pas entre eux, votre standardiste a du mal à : 
● traiter tous les appels entrants 
● qualifier les demandes 
● les rediriger en temps réel vers les bons interlocuteurs 

Heureusement, par son analyse des flux de communication, Ordago, le partenaire télécom d’UpCityzen, a su concevoir des solutions simples et efficaces pour améliorer l'accueil téléphonique de votre structure d’aide à la personne.

Doté(e) d’outils bien pensés, votre standardiste peut exercer correctement et sereinement son métier.

Différencier les appels entrants

Le problème principal réside dans le très grand nombre d’appels entrants. 
Voici en quelques chiffres l’origine de ces appels : 
40 % proviennent des intervenants 
40 % des bénéficiaires, patients, familles et prospects  
20 % des financeurs, partenaires et fournisseurs

Est-ce que votre standardiste est en mesure de gérer et de traiter correctement l’ensemble de ces appels ? La réponse est non, bien sûr.

Alors pour diminuer significativement le nombre d’appels à gérer, Ordago a préconisé la création d’une ligne téléphonique dédiée aux seuls intervenants. Leurs demandes sont automatiquement pré-qualifiées et orientées vers le bon service. En fonction de la nature de ces demandes, un serveur vocal interactif les invite à composer le chiffre correspondant à leur choix. En cas de non réponse du service demandé, l’appel est acheminé vers un répondeur et redirigé vers la boîte mail du service. En cas d’urgence, il sera transmis au directeur ou à la directrice de la structure. 

Améliorer le traitement des appels

Le nombre d’appels entrants sur la ligne publique de votre structure ainsi réduit, vous constaterez une réduction significative de la file d’attente, ce qui engendrera un meilleur traitement des demandes et donc une meilleure image de votre structure.

Grâce à UpArcad, votre accueil téléphonique est en outre couplé à vos solutions métier. Vous disposez donc d’outils fiables et efficaces pour traiter les appels, à l’image de la base de données unique à laquelle UpArcad vous donne accès. 

Par la remontée de la fiche de l’appelant, il vous est possible de consulter rapidement son dossier. Vous ferez alors preuve d’une meilleure réactivité lors de la prise de son appel et vous serez en mesure de personnaliser vos échanges. Leur qualité s’en trouvera améliorée. Vous pourrez aussi vérifier la disponibilité de vos collègues avant de diriger votre interlocuteur vers l’un d’eux.

Avec UpArcad, même l’accueil téléphonique s’inscrit désormais dans une démarche globale et collaborative, démarche qui a sous-tendu au développement de cet outil numérique.  

Grâce à ses fonctionnalités, le module Accueil d’UpArcad optimise le routage des appels et leur traitement. Il permet à votre structure de tenir ses engagements de proximité, de proactivité et d’accessibilité.

Pour en savoir plus sur la solution UpArcard, n’hésitez pas à vous rendre sur notre site internet : up-arcad.fr

Pour en savoir plus sur comment optimiser le temps sur les missions d’accueil, vous pouvez visionner notre webinaire dédié, en cliquant ici

Chez up, nous concevons les solutions du quotidien qui contribuent à la vitalité des organisations et au bien-être des individus
Vous souhaitez en savoir plus sur nos engagements ?
Rendez-vous sur up.coop

Sur le même thème

Le Reflet cuisine pour les étudiants
2 min

Des repas complets, frais et bons à un euro pour les étudiants

À Paris, le restaurant Le Reflet, connu pour employer des personnes porteuses de trisomie 21, a rouvert ses cuisines fin janvier en solidarité avec les étudiants, ces victimes collatérales de...

Lire la suite
UpArcad, un réseau de communication collaboratif et sécurisé
2 min

Quel outil de communication pour vos équipes autonomes ?

UpArcad, un réseau de communication collaboratif et sécurisé pour les professionnels de l’aide à domicile Parce que l’organisation des structures d’aide à la personne connaît une véritable mutation avec notamment la...

Lire la suite
Art1 visuel1
2 min

Quel logiciel pour améliorer la prise en charge des personnes aidées ?

Parce que le nombre d’intervenants auprès des personnes aidées n’a cessé de croître et que les structures qui les gèrent doivent répondre à des exigences d’efficacité, il était urgent de...

Lire la suite
Visuel journees upcityzen dlq
1 min

Retour sur les Rencontres UpCityzen

Les Rencontres UpCityzen se sont tenues du 1er au 4 décembre 2020, à l’occasion du lancement de UpArcad, la nouvelle solution du groupe Up, qui s’adresse à l’ensemble des acteurs...

Lire la suite
Visuel uparcad.png
1 min

Une solution digitale au service des acteurs du maintien à domicile

Le 1er décembre 2020, Up lançait sa nouvelle solution UpArcad, dédiée aux acteurs du maintien à domicile : une solution collaborative qui offre une vision 360 degrés sur le parcours de la...

Lire la suite
Capture video connectons seniors.JPG
1 min

Connectons nos seniors, la solution contre l'isolement

Imaginée par Up Cityzen et l’association Delta 7, la solution « Connectons nos seniors » place le numérique au service de la lutte contre l’isolement des personnes âgées et facilite...

Lire la suite
Deplaf dlq
2 min

Doublement du plafond UpCadhoc : c'est Noël avant l'heure !

Le gouvernement a décidé de doubler le plafond d’exonération des chèques cadeaux de fin d’année pour le porter de 171 à 343 euros. C'est une très bonne nouvelle pour les...

Lire la suite
La papotiere2
2 min

À La Papotière, on déjeune bilingue en langue des signes

Ce restaurant nantais a ouvert ses portes il y a un an avec un objectif : créer un lieu d'échange et d'insertion sociale et professionnelle pour les personnes sourdes.

Lire la suite
Epassjeunes
2 min

La culture et le sport dans la poche avec le e.pass Jeunes

Sous la forme d’un portefeuille numérique, la solution du groupe Up propose aux jeunes dès 15 ans de nombreux avantages pour leurs pratiques culturelles et de loisirs. Une façon pour...

Lire la suite